'우선순위 매트릭스'를 활용한 최적의 시간 관리법!

  • written by 한종택 mentor

대학원 생활을 하면서 가장 어려웠던 점은 전공 공부와 논문 집필도 아니었습니다. 제한된 시간을 최대한 효율적으로 활용하는 것이 가장 힘들었습니다. 저도 대학원 입학 전 대학원 생활을 위한 시간관리 노하우에 관련된 글들을 많이 읽어보고 입학했지만, 대학원 생활은 생각처럼 만만하지 않았습니다.


그럼에도 불구하고 나는 왜 대학원 석사 2년 동안 시간관리가 왜 어려웠을까 생각해보았습니다. 그 이유는 우선순위로 구분된 과제들을 구체적으로 파악할 수 있는 틀을 활용하지 않았기 때문이었습니다. 다행히 석사 4학기 중 논문을 석사논문을 준비하면서 알게 된 ‘우선순위 매트릭스’는 석사논문 심사를 한 번에 통과할 수 있는 1등 공신 역할을 해주었습니다.


이 매트릭스는 제가 자체적으로 개발한 것이 아니라 “세계 최고의 인재들은 왜 기본에 집중할까(도쓰카 다카마사 지음)”에서 발견하게 되었습니다. 저자는 골드만 삭스의 인재들은 일을 할 때 우선순위와 각 업무들에 소요되는 시간을 함께 고려한 시간 관리법을 활용하여 24시간을 최대한 효율적으로 활용하는 방법을 발견했습니다.

그래서 저는 ‘우선순위 매트릭스’를 활용할 수 있는 방법을 대학원 생활 경험을 통해서 설명 드리고자 합니다. 먼저 매트릭스를 활용하기 전에 먼저 해야 할 몇 가지 작업들을 말씀드리고, 매트릭스의 효과를 최대한 극대화할 수 있는 리뷰의 중요성을 말씀드리고자 합니다. 


매트릭스 활용을 위한 사전작업

이 매트릭스의 핵심은 현재 자신의 상황과 하루 일정을 패턴화 하는 작업이 요구됩니다. 왜냐하면 우선순위를 설정하는 것은 하루 일과 중에서 무엇이 중요하고, 무엇이 중요하지 않은지 이해하는 것에서 시작합니다. 그래서 개인의 일과의 우선순위를 설정하는 작업이 필요합니다.


1) 과업별 난이도를 설정하라

일과의 우선순위 설정법은 간단합니다. 각 일과들의 난이도를 설정해보는 법을 추천드립니다. 저는 공부를 할 때 각 과목별로 체감하는 난이도를 활용했었습니다. 예를 들면 수학과 경제학에 취약했던 저는 통계학, 경제학 과목은 난이도 상, 정치학, 국제개발학은 난이도 중, 그 외 과목들은 난이도 하로 설정했습니다. 그리고 각 과목별로 소요되는 시간들도 체크하여 우선순위에 필요한 시간들을 효율적으로 배정할 수 있었습니다.

이것은 조교업무와 연구 논문 집필에서도 활용할 수 있었습니다. 예를 들면, 연구주제 탐색과 방법론은 난이도(상), 연구결과 정리는 난이도(중), 그 외 연구논문에 필요한 외적인 사항들은 난이도(하)로 설정하여 시간과 우선순위를 관리했습니다.


2) 하루 일과의 패턴화

그 다음 작업은 어느 정도 시간 소요가 필요합니다. 가장 좋은 방법은 1주일 동안의 일과들을 기록하고, 각 활동들의 패턴을 분석하는 작업입니다. 이 패턴 분석법은 1주일 동안 자신의 업무, 이동경로, 시간을 소모하는 행동들을 분석할 수 있는 데이터가 됩니다. 그리고 이 데이터를 활용하여 어떤 행동들이 중요한 것인지, 그리고 무엇은 중요도를 낮추어도 되는지 파악할 수 있습니다.


3) 평균 소요시간 체크

마지막으로 우선순위를 설정할 수 있는 데이터와 패턴을 파악했다면, 그 다음은 각 업무 혹은 공부에 소요된 시간들을 파악하는 것입니다. 일반적으로 단순한 e-mail 업무는 몇 분 이내로 마무리 됩니다. 하지만 보고서 작성은 몇 시간에서 며칠의 시간을 요구합니다. 그리고 중요도에 따라서 발생 빈도에도 차이가 나타날 수 있습니다.

특히 대학원생들은 과제, 그룹과제 미팅 시간까지 모두 기록하여 정리하는 것을 추천합니다. 왜냐하면 과제에 소요되는 시간들도 우선순위 설정에 중요한 변수가 될 수 있기 때문입니다. 그리고 소요시간의 차이는 시험기간에 매우 명확하게 나타날 수 있으니, 벼락치기 기간까지 모두 정리하여 각 과업별로 소요되는 시간을 정리하는 것이 필요합니다.


4) 우선순위 매트릭스 적용

그 후 위의 과업들을 난이도와 소요시간, 그리고 중요도 세 가지 기준에 맞추어 정리하는 작업이 필요합니다. 우선순위 매트릭스는 총 네 개 구간으로 구분되며, 우선순위와 소요 시간을 기준으로 구분하게 됩니다.

이 매트릭스에서 ‘우선순위, 소요 시간, 난이도’가 가장 높은 사항들은 A에 배치합니다. 그리고 A보다 ‘소요 시간은 짧지만, 우선순위와 난이도’가 다음으로 높은 사항을 B에 배치합니다. 마찬가지로 ‘소요 시간은 길지만, 우선순위와 난이도가 낮음’으로 구분되는 것을 D, 그리고 ‘소요 시간이 짧은 것’을 C에 배치하면 됩니다.

그래서 주요 과업은 A와 B에 배치된 과업들을 중점적으로 처리한다면 하루에 해야 할 일들은 확연히 줄어들게 됩니다. 그리고 각 과업별로 소요되는 시간을 대략적으로 파악할 수 있기 때문에 한 주의 일정계획에도 활용할 수 있습니다.


특히, 이 매트릭스를 잘 활용하는 전략은 매 주 토요일 혹은 일요일에 ‘검토’시간을 배정해야 합니다. 한 주간 매트릭스에 배정한 과업들을 모두 실천했는지, 만약 에로사항이 있었다면 어떤 요인이 실행에 영향을 미쳤는지 기록하는 것이 중요합니다. 그리고 C와 D에 배치되었던 과업들 중에서 중요도가 변하는 경우도 많습니다. 이 과업들은 A 혹은 B 중 어느 곳에 배정해야 할지 미리 준비하는 것이 ‘우선순위 매트릭스’를 성공적으로 활용할 수 있는 전략이 됩니다. 


멘토의 활용사례

그렇다면 저는 이 매트릭스를 어떻게 활용했었는지 간단히 보여드리겠습니다. 제일 먼저 말씀 드렸던 과업별 난이도는 다음과 같이 설정했었습니다.


과목별 난이도

상: 통계학, 경제학 | 중: 국제개발학, 프로젝트 관리법 | 하: 논문 작성법, 영어 글쓰기


각 전공 수업들을 참여하고, 복습을 통해서 본인이 느끼는 난이도, 이해도를 기준으로 과목별 난이도를 설정했습니다. 물론 시간이 지나면서 과목에 대한 이해도가 높아지면 과목별 난이도는 변경될 수 있지만, 대부분 과목들은 위의 난이도 설정이 그대로 유지되는 경우가 많았습니다.


그 후 과목별 난이도에 따른 시간들을 스탑워치(Stop watch) 기능을 활용하여 기록한 결과 다음과 같은 평균 소요시간을 파악할 수 있었습니다. 각 과목들은 1일 기준으로 시간을 파악했으며, 과제가 추가되는 경우에는 평균시간보다 1시간 이상이 더 소요되는 점을 파악할 수 있었습니다. 그래서 각 과목별 난이도와 소요시간을 기준으로 우선순위를 설정할 수 있었습니다.


과목별 소요시간(1일 기준)

3시간 이상: 경제학, 통계학 | 3시간 이하: 국제개발학, 프로젝트 관리법 | 2시간 이하: 논문 작성법, 영어 글쓰기


그 다음은 하루 일과를 파악하는 과정이었습니다. 본격적으로 학위논문을 준비했을 때 하루의 일과는 상당히 단조로웠습니다. 오전 전공수업이 있는 날을 제외한 날들은, 아침 운동 후 소요 시간은 짧지만, 우선순위가 높은 과업들(B항목)을 먼저 처리했습니다. 일반적으로 점심 식사 후 식곤증을 쉽게 느끼는 점을 고려하여 점심시간 직후에 높은 집중력을 요구하는 논문 집필을 배정하지 않았습니다. 게다가 화요일 혹은 목요일은 지도 교수님 미팅이 늘 있었기 때문에 미팅 전에 간단한 업무들을 처리하는 것이 훨씬 효율적이었습니다.


그리고 식곤증이 어느 정도 지나간 오후 3시 이후부터 저녁까지 논문 집필을 위한 시간으로 배정했었습니다. 방법론 공부, 선행연구 자료 분석, 데이터 분석과 해석 등 난이도와 소요 시간이 가장 높은 과업들(A항목)이 주요 대상이었습니다.


마지막으로 위의 자료들을 분석하여 매트릭스에 적용하는 작업이 이루어졌습니다. 매트릭스 활용하기 전에 다이어리에 1주일간의 행동 패턴들과 소요시간들을 기록들을 바탕으로 내용들을 정리 후 무엇을, 어디에 적용할 것인지 생각할 수 있었습니다. 그 결과로써 다음과 같이 매트릭스에 적용할 수 있었습니다.



그리고 앞서 말한 것처럼, 이 매트릭스를 점검하는 시간을 가지며 다음 한 주를 준비할 수 있었습니다. 이 점검 시간은 각 항목별로 변하는 과업들의 우선순위와 소요 시간을 구체적으로 파악할 수 있어서 언제까지, 무엇을 준비해야할 것인지 알 수 있었습니다. 특히, 논문 심사를 앞둔 시기에 언제까지 논문을 수정하고, 심사 발표자료를 준비할 것인지 구체적으로 파악할 수 있었습니다.


이 매트릭스는 얼핏 보기에는 복잡할 것 같지만, 실제로 이용해보면 활용법은 매우 단순합니다. 그리고 효용성은 매우 높습니다. 물론 매트릭스를 효과적으로 활용하기 위한 사전 작업이 수고롭게 느껴질 수 있겠지만, 하루를 생산적으로 활용할 수 있는 준비로 생각하면 그 수고로움은 아주 사소한 것으로 느껴집니다. 


원문: 한종택 멘토의 블로그(https://blog.naver.com/ssarzie01)

Profile %ec%a6%9d%eb%aa%85%ec%82%ac%ec%a7%84

미세먼지 센터

written by 한종택 mentor

  • 2018.01.26
  • |
  • 조회 : 551
  • |
  • 댓글 : 2
  • 댓글작성

    댓글 2 개

    Profile cd%20%ec%9d%b8%ed%84%b0%eb%84%b7%ec%9a%a9

    박상민

    2018/02/19 14:44:44

    저 책을 사놓고 책장에 넣어뒀었는데.. 다시 읽어봐야겠네요! 좋은 글 감사합니다!!

    Profile %ec%9a%b0%ec%a3%bc%ec%9d%b8

    소셜멘토링 잇다

    2018/01/30 11:45:32

    시간관리 매트릭스로 정리하니까 해야 할 일을 우선순위별로 한 눈에 볼 수 있네요! :)